Automatyczne dekrety księgowe <Ctrl><F2>

Niektóre rodzaje dokumentów umożliwiają przypisanie szablonów z dekretami księgowymi na podstawie który odbywa się automatyczna dekretacja. Procedura automatycznego nadawania dekretów księgowych (przypisania odpowiednich kont) polega na wprowadzeniu określonego symbolu konta wraz z wzorcową treścią do dokumentu spełniającego określone parametry. Księgowy jednak przed zaksięgowaniem może ten dekret dowolnie zmienić. Opcja szczególnie przydatna w sytuacji prowadzenia tzw. księgowania do bufora.

Po uruchomieniu opcji dekretów księgowych wyświetlone zostaje zestawienie istniejących dekretów – pusty rejestr oznacza brak deklaracji. Dopisywanie nowych szablonów księgowań uruchamiane jest klawiszem <Insert>. Pojawia się tytuł: Nazwa wzorca księgowania, w którym należy wpisac dowolny opis charakteryzujący rodzaj dekretowania, przykładowo: „Sprzedaż usług Rafineria Czechowice”. Następnie wyświetlana jest tabela np. szablon księgowania sprzedaży SPN:

LISTPRZEWO : ¦

KONTO/SumaBRUTTO : ¦200-00-00

TRESC/SumaBRUTTO : ¦Suma brutto

STATUSDOK : ¦

STATUSKAR : ¦

KONTO/SumaNETTO : ¦704-01-00

TRESC/SumaNETTO : ¦Suma netto

KONTO/zaokrąglenia : ¦

TRESC/zaokrąglenia : ¦

KONTO/SumaVAT : ¦221-01-00

TRESC/SumaVAT : ¦Suma VAT

KONTO/NETTO 22.0 % : ¦

KONTO/NETTO 7.0 % : ¦

KONTO/zaokrąglenia : ¦

TRESC/zaokrąglenia : ¦

KONTO/SumaVAT : ¦221-01-00

TRESC/SumaVAT : ¦Suma VAT

KONTO/NETTO 22.0 % : ¦

KONTO/NETTO 7.0 % : ¦

KONTO/NETTO 0.0 % : ¦

KONTO/NETTO 3.0 % : ¦

KONTO/NETTO ZWOLN : ¦

KONTO/VAT 22.0 % : ¦

KONTO/VAT 7.0 % : ¦

KONTO/VAT 0.0 % : ¦

KONTO/VAT 3.0 % : ¦

Ustalenie warunku księgowania dla szablonu SPN spowoduje automatyczne dekretowanie wszystkich dokumentów, w naszym przykładzie jednak chcemy w taki sposób dekretować wyłącznie sprzedaż usług dla rafinerii. W związku z powyższym należy określić warunek ograniczający dekrety wyłącznie dla faktur o określonym koncie analitycznym oraz symbolu magazynu US. Wprowadzanie warunków filtrowania realizuje się klawiszem <F7> Filtrowanie.

Podgląd warunku <Ctrl><F7>, przykład: ('US' $ UPPER(MAGAZYN)).AND. ('000002AN/0' $ UPPER(KTRHID))

Stosując rozbudowane systemy dekretów księgowych należy pamietać o zdefiniowaniu pozycji dla pozostałych dokumentów, które nie spełniają wcześniejszych kryteriów filtrowania. Procedura automatycznych dekretów przebiega chronologicznie dla każdego szablonu księgowania są przeglądane dokumenty i jeżeli spełniają zadany warunek oraz pola z dekretami księgowymi są puste to procedura przypisuje konta księgowe do dokumentu. Po przeanalizowaniu wszystkich pozycji dla szablonu pierwszego program odczytuje kolejny szablon i ponownie dekretuje cały rejestr. W związku z powyższym należy jako ostatni umieścić szablon dekretujący pozostałe dokumentu bez warunku filtrowania. W takim wypadku zadekretowane zaostaną wszystkie dokumenty, które mają pola z kontem księgowym putse (nie zostały przypisane dekrety wcześniej).

Należy wzrócić uwagę na fakt, że dekerty działają wyłącznie dla dokumentów bez przypisanego konta księgowego (puste pole), jeżeli zostanie to pole wypełnione prze kogoś „ręcznie” to dekret nie zostanie nadany automatycznie, gdyż uzna on wpis użytkownika jako wazniejszy.